確定申告で経費にできる項目一覧！いくらまで大丈夫か、どこに書くかなどを徹底解説

確定申告では、売上を得るために必要になった費用を経費として計上可能です(文房具代や交通費など)。

経費を正しく計上すれば、節税へとつながります。なお、明確な根拠と証拠があれば、経費として計上できる額に上限はありません。

「確定申告に向けて、経費について詳しく知っておきたい」とお悩みの方もいらっしゃるでしょう。

今回は確定申告で経費にできる項目や正しく計上するメリット、いくらまで大丈夫か、どこに書くかなどについてまとめました。

税理士の立場から、難しい用語は極力使用せず、わかりやすく解説します。

記事を最後までチェックすれば、経費に関する基礎的な知識が手に入り、確定申告に対する不安が1つなくなります。

確定申告における経費とは？

確定申告における経費とは、一言でいえば「売上を得るために必要となった費用」のことです。

確定申告は、所得税を納税するための手続きです。そして所得税は、以下の計算式で算出される課税所得によって決まります。

課税所得＝売上−経費−控除

つまり、経費を正しく最大限に計上できれば、課税所得が圧縮されて所得税額を抑えられます。

経費として認められるかどうかの判断基準は、その支出に事業との関連性があるかどうかです。

例えば、仕事で使うパソコンの購入費や、取引先との打ち合わせに利用したカフェ代などは経費として認められます。

一方で、家族との夕食代や、趣味で使う私物の購入費用などは、いくら領収書があっても経費にはできません。

確定申告で経費を正しく計上するメリット

経費を正しく計上する最大のメリットは、節税です。

所得税は「売上−経費−控除」の計算式で算出される課税所得によって決まるとお伝えしました。

つまり、経費が10万円増えれば、その分だけ課税所得が減り税金も安くなります。

しかし、節税を意識しすぎるあまり、事業に関係のない個人的な支出を無理やり経費に混ぜたり、架空の領収書を作成したりしてはいけません。

こうした不正は、税務調査によって厳しく追及されます。

不正が発覚すれば、本来払うべきだった税金に加え、ペナルティとして重加算税や延滞税といった追徴課税が課されます。

「バレなければいい」という考えは通用しません。

税務署は業界ごとの「経費率の目安」をデータとして持っています。

売上に対して異常に経費が多い、あるいは特定の科目だけ突出しているといった不自然な申告は、システム上で即座にアラートが出る仕組みになっています。

関連記事：節税対策は税理士に相談すべき！失敗しない方法や受けられるアドバイスを解説

確定申告で経費にできる項目一覧

確定申告で経費にできる主な項目を以下にまとめました。

• 新聞図書費
• 旅費交通費
• 接待交際費
• 消耗品費
• 減価償却費
• 外注費
• 広告宣伝費
• 支払手数料
• 荷造運賃
• 雑費
• 地代家賃
• 通信費
• 水道光熱費

それぞれ詳しく解説します。

新聞図書費

事業に関連する情報収集や、知識習得のために支払った費用全般を指す科目です。

従来は新聞や書籍が中心でしたが、現在ではインターネットを通じた情報収集コストもここに含まれます。 

具体例は以下のとおりです。

• 業務に関連するビジネス書、専門書、技術書
• 業界紙、経済新聞の定期購読料
• 電子書籍(Kindle本など)の購入費
• 有料メールマガジン、noteなどの有料記事購読料

マンガや週刊誌、雑誌などは、業務との直接的な関連性を証明できない限り経費にはなりません(待合室用に置く場合など)。

旅費交通費

業務上の移動や宿泊に伴って発生した費用を計上する科目です。

電車、バス、タクシー、飛行機、新幹線などの運賃に加え、出張時の宿泊費もここに含まれます。

また、コインパーキング代や高速道路の料金、レンタカー代なども旅費交通費として処理するのが一般的です。

具体例は以下のとおりです。

• 取引先への移動にかかった電車代、バス代、タクシー代
• 出張時の新幹線代、航空券代
• ホテルの宿泊費
• コインパーキングの駐車料金
• 高速道路の通行料金(ETC利用料)
• 出張先でのレンタカー代、ガソリン代

Suicaなどをプライベートと兼用している場合、チャージ金額をすべて経費にするのはNGです。

利用履歴を出力し、業務利用分だけを集計するか、業務専用のカードを作成しましょう。

接待交際費

取引先や仕入先、得意先などとの関係を円滑にするために支出した費用です。

いわゆる「飲み代」のイメージが強いですが、飲食費だけでなく、お中元やお歳暮、手土産代、取引先の冠婚葬祭に対する慶弔費なども含まれます。

具体例は以下のとおりです。

• 取引先との会食代、飲み会代(居酒屋、レストラン等)
• 打ち合わせ時の喫茶店代
• お中元、お歳暮、お年賀の品代
• 取引先訪問時の手土産代(菓子折りなど)
• 取引先関係者の結婚祝い、香典
• 接待ゴルフのプレー代

「誰と」「何のために」行ったのかが不明確だと、個人的な飲食とみなされ否認されるリスクがあるため要注意です。

領収書の裏面や会計ソフトの摘要欄に、相手の名前や参加人数、目的などをメモしておくと良いでしょう。

消耗品費

使用可能期間が1年未満のもの、または取得価額が10万円未満の物品を購入した際に使う科目です。

具体例は以下のとおりです。

• ペン、ノート、ファイル、コピー用紙などの文房具
• 名刺作成費用、印鑑代
• 10万円未満のパソコン、タブレット、プリンター
• 10万円未満のデスク、チェア、棚
• インクカートリッジ、電球、洗剤などの日用品
• USBメモリ、外付けHDDなどのPC周辺機器

1個あたり10万円以上のものを購入した場合は、原則として「減価償却費」となり、消耗品費にはできません。

減価償却費

取得価額が10万円以上で、かつ長期間(1年以上)にわたって使用する資産の購入費用を配分するための科目です。

高額な資産は購入した年に一度に経費にするのではなく、国が定めた法定耐用年数に応じて、毎年少しずつ経費として計上します。

例えば、新車の普通自動車を買ったら6年かけて、パソコンなら4年かけて経費にしていくといった形です。

詳細は以下の記事で解説しています。

関連記事：確定申告における減価償却とは？できるできないの具体例や計算方法を解説

外注費

業務の一部を外部の法人や個人事業主に委託した際に支払う費用です。

具体例は以下のとおりです。

• WebデザイナーへのHP制作依頼費
• ライターへの原稿執筆料
• ポスティング業者への配布依頼費

実態が雇用契約に近い場合は、外注費として処理できず、給与として計上しなければなりません。

広告宣伝費

不特定多数の人に向けて、商品やサービスを知ってもらい、売上につなげるために支出した費用です。

具体例は以下のとおりです。

• Web広告費(リスティング、SNS、ディスプレイ広告)
• ホームページやLP(ランディングページ)の制作費
• チラシ、フライヤー、パンフレットの印刷・折込代
• ノベルティグッズ(名入れタオル、カレンダー等)の制作費

取引先など特定の個人に対して贈るものは「接待交際費」になりますが、不特定多数への配布を目的としたカレンダーや手ぬぐいなどは「広告宣伝費」として扱われます。

支払手数料

金融機関や各種サービスの利用手数料などを処理する科目です。

具体例は以下のとおりです。

• 銀行の振込手数料、ATM利用手数料
• クラウドソーシングのシステム利用手数料
• クレジットカード決済代行会社への事務手数料
• 各種証明書(住民票、印鑑証明書など)の発行手数料

荷造運賃

商品や製品を顧客に送るための配送費用や、梱包にかかる資材費を処理する科目です。

ネットショップ運営者や、ハンドメイド作家、メルカリなどを利用して販売を行う事業者にとっては頻出の科目となります。

具体例は以下のとおりです。

• 宅急便、ゆうパック、宅配便の配送料
• 切手代、レターパック代
• 段ボール、封筒、宅配袋の購入費

関連記事：ハンドメイド作家の確定申告はいくらから？やり方や経費計上できる項目などを完全解説

雑費

他のどの勘定科目にも当てはまらない費用や、金額が少額で重要性が低い費用、一時的に発生した費用などをまとめて処理するための科目です。

具体例は以下のとおりです。

• 制服やカーテンなどのクリーニング代
• 事務所のNHK受信料
• 事務所移転に伴う引っ越し代

雑費の金額があまりに大きいと、税務署から「使途不明金が含まれているのではないか」「どんぶり勘定をしているのではないか」と疑われる原因になるため気をつけましょう。

地代家賃

事務所や店舗、駐車場などを借りている場合に支払う賃料です。

共益費や管理費、契約時の礼金、更新時の更新料などもここに含まれます。

具体例は以下のとおりです。

• 事務所、店舗の月額家賃、管理費、共益費
• 月極駐車場の料金
• 更新時の更新手数料
• レンタルオフィス、シェアオフィスの利用料

個人事業主で最も多いのが「自宅兼事務所」のケースです。

この場合は、事業で使用している部分とプライベート部分を明確に分ける「家事按分」が必要になります。

関連記事：家事按分の基本と実務対応｜自宅兼事務所での経費計上ルールと按分方法

通信費

事業で使用する通信手段に関する費用全般です。 

具体例は以下のとおりです。

• 固定電話、携帯電話(スマホ)の通話料・基本料
• インターネット回線(光回線など)の工事費・使用料
• レンタルサーバー代、独自ドメイン代
• クラウドサービスの利用料

スマホや自宅のインターネット回線をプライベートと兼用している場合は、地代家賃と同様に家事按分を行いましょう。

「週5日仕事をしているから7分の5を経費にする」のような形です。

水道光熱費

事業を行う上で必要な電気、ガス、水道などの費用です。

こちらも地代家賃や通信費と同様に、事務所や店舗の場合は全額経費ですが、自宅兼事務所の場合は家事按分の対象となります。 

関連記事：個人事業主が経費にできるものとは？判断基準を解説

確定申告の経費はいくらまで？

法律上、確定申告の経費に「いくらまで」という上限はありません。

例え経費が売上の9割を超えていても、売上より経費が多くても、明確な根拠と証拠があれば全額を経費として計上可能です。

しかし、あまりに経費が多すぎると税務調査のリスクが上がるのは事実です。

税務署は「この業種なら経費率はこれくらい」という統計を持っています。

例えば、原価がほとんどかからないコンサル業で経費率が80%を超えていれば、「プライベートな支出を混ぜているのではないか？」と疑われるきっかけになるでしょう。

また、利益が出ていない状態が何年も続いているのに、多額の経費を計上し続けていると、「本当に事業として成立しているのか(趣味ではないか)」と疑われる可能性もあります。

確定申告の経費はどこに書く？入力する？

算出した経費は、確定申告書そのものに細かく書くわけではありません。

決算書に集計した金額を記入し、その合計額を確定申告書に転記する流れになります。

大まかな流れは以下のとおりです。

• 記帳：会計ソフトや帳簿に、日付・科目・金額を入力する。
• 集計：科目ごとに1年間の合計金額を出す。
• 決算書の作成
• 申告書への転記

freeeやマネーフォワードなどのクラウド会計ソフトを利用していれば、日々の入力を進めるだけで、自動的にこれらの書類に金額が反映されます。

手書きで計算する手間はほとんどありません。

サラリーマンと個人事業主で確定申告で計上できる経費に違いはある？

会社員として給料を得ながら副業を行うサラリーマンも、独立した個人事業主も、計上できる経費に違いはありません。

副業を行うサラリーマンと個人事業主における決定的な違いは、収入が雑所得として扱われるか、事業所得として扱われるかです。

サラリーマンが副業で得た収入は、雑所得として扱われるのが一般的です。この場合、青色申告を選択できず、さまざまなデメリットが生じます。

なお、副業の規模が大きくなり年間売上が300万円を超えると、申請書の提出によって事業所得として確定申告ができるようになります。

関連記事：個人事業主は青色申告と白色申告のどちらで手続きすべきなのか

確定申告で納税額を最小限に抑えるには税理士への依頼がおすすめ

「どこまでが経費になるか迷う」「計算が合っているか不安」という方は、税理士への依頼がおすすめです。

税理士に依頼するメリットは、単に「書類を作ってくれる」だけではありません。 

プロの視点で「これは経費にできる」「これは家事按分をもう少し増やせる」といったアドバイスをくれるため、最大限の節税が可能になります。

また、税理士の署名が入った申告書は税務署からの信頼度が高く、税務調査の対象になる確率を下げられる「保険」のような効果もあります。

「自分で苦労して時間をかけて、間違った申告で損をする」よりも、「プロに任せて最短で、最大限の節税を実現する」方が良いでしょう。

関連記事：確定申告丸投げパックは月1万からで安い！理由やサービス内容、注意点を解説

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まとめ

確定申告で経費にできる項目や正しく計上するメリット、いくらまで大丈夫か、どこに書くかなどについて解説しました。

まずは各出費について「経費にできる可能性はないか」を考えてみましょう。最大限の経費計上が、節税へとつながります。

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