確定申告におけるレシートのまとめ方、ない場合の対処法と避けたいリスクを解説

確定申告の際、レシートは領収書の代わりとして使用できます。領収書やレシートがない場合は、クレジットカードの明細や出金伝票などで代替可能です。

また、領収書やレシートは、5〜10年間保管しておかなければなりません。

保管を怠ると、税務調査の対象になった際に経費を否認され、過少申告加算税や延滞税を課される可能性があります。

今回は確定申告におけるレシートのまとめ方や、ない場合の対処法、避けたいリスクなどについてまとめました。

税理士の立場から、難しい用語は極力使用せず、分かりやすく解説します。

記事を最後までチェックすれば、確定申告に関する疑問が解決します。

確定申告では領収書の代わりにレシートを使える

確定申告では、経費を証明するための書類として、領収書を使用します。そして、レシートも領収書の代わりとして使用可能です。

領収書には原則として、以下5つの要素が記載されます。

• いつ：支払年月日
• 誰から：支払い先名
• 何を：購入品名
• いくらで：支払い金額
• 宛名：支払いした人

一方、レシートには「宛名」の記載がありません。それでも、経費を証明するための書類になります。

「領収書の方が信頼性が高いのでは？」と考える方もいらっしゃるでしょう。

しかし「レシートの方が手書きではないので信頼できる」という見方もあり、一概に領収書の方が信頼性が高いとは言えません。

領収書とレシートのいずれかがあれば、問題ありません。

確定申告でレシートがない場合はどうすれば良い？

確定申告でレシートがない場合の対処法は、以下の2つです。

• 代替書類を探す
• 出金伝票を作成する

それぞれ詳しく解説します。

代替書類を探す

領収書やレシート以外にも、経費を証明できる書類はあります。

税務署が求めているのは、「いつ、誰に、何のために、いくら払ったか」という事実の証明です。レシートという形式にこだわる必要はありません。

有効な代替書類の例は、以下のとおりです。

レシートがない場合は、財布の中やメールボックス、通帳などを確認し、支払いの痕跡を集めましょう。

出金伝票を作成する

以下のように、クレジットカードの明細などの代替書類もなく、現金で支払ったために何の記録も残っていないケースもあります。

• 自動販売機での飲み物代
• 割り勘で支払った飲食代
• 取引先へのお祝い金

上記のように、やむを得ず証拠書類が手に入らない場合に限り、出金伝票を自分で作成して保存する方法が認められるケースがあります。

出金伝票は、文房具店や100円ショップで購入可能です。Excelなどで自作しても構いません。

記載すべき内容は以下の4点です。

• 日付
• 支払先
• 勘定科目・摘要(内容)
• 金額

これらを正確に記入し、保管しておくことで、レシートの代わりとして機能します。しかし、あくまで「やむを得ない場合」の救済措置です。

すべての経費を出金伝票で処理していると、税務調査で「架空経費ではないか？」と疑われる原因になります。

確定申告で用いたレシートは7年間保管しておこう

確定申告書を税務署に提出し、無事に納税を済ませると、「もう終わったから、溜まったレシートの山は捨ててしまおう」と考える方がいるかもしれません。

しかし、それは絶対にNGです。

法律により、確定申告に使用したレシートや領収書は、一定期間の保存が義務付けられています。

具体的な保管期間は以下のとおりです。

• 個人事業主(青色申告)：原則7年間
• 個人事業主(白色申告)：原則5年間
• 法人：原則7年間

「法人が繰越欠損金の控除の適用を受ける場合には保管期間が10年に延長される」など例外もあります。

これだけ長期間、領収書やレシートを保管しておかなければならないのは、税務調査の対象になった際に使用するためです。

税務調査は過去に遡って行われます。

「3年前のこの経費の証拠書類を見せてください」と言われた時に、領収書やレシートを提示できなければ、その経費は否認されるかもしれません。

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確定申告後にレシートを保管しないとどうなる？

確定申告後にレシートを保管しないと、前述のとおり税務調査で不利になります。

たとえ本当に支払った経費であっても、レシートを提示できなければ、「経費の実在性が確認できない」として否認される可能性があります。

そうなると、過少申告加算税や延滞税といった追徴課税を課されるかもしれません。

たかが紙切れ一枚のレシートですが、それがなければ数万円単位の追徴課税に発展するかもしれません。

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確定申告のためにどこまでのレシートを保管するべき？

「レシートを取っておく」といっても、財布に入っているすべてのレシートが必要なわけではありません。

保管すべき対象は、「事業の経費」や「税金の控除」に関連するものです。

具体例は以下のとおりです。

事業用かプライベート用か曖昧なものについては、迷ったら保管しておきましょう。

後から「やっぱり経費にできた」と判明しても、レシートを捨ててしまっていれば手遅れだからです。

 「不要なものを保管するリスク」は場所を取るだけですが、「必要なものを捨てるリスク」は税金の損に直結します。

確定申告に用いたレシートのまとめ方・保管方法

レシートの保管方法について、法律で「こうしなければならない」という厳格なルールは定められていません。

税務調査官に見せられる状態で保存されていれば、どのような形式でもOKです。

いざという時に探しやすく、手間をかけないためには、月ごとにまとめて1年分をファイルに保管しておくのが理想です。

「毎月同じ場所にレシートを入れる」という習慣をつければ良いだけなので、それほど大変ではありません。

レシートの保管は数ある確定申告業務の1つに過ぎない

ここまでレシートの保管方法について解説してきました。

しかし、レシートの整理や保管は、確定申告という膨大な作業のほんの入り口に過ぎません。

レシートをきれいに保管しただけでは、税金は計算できませんし、申告書も完成しません。 保管した後には、以下のような専門的で面倒な作業が待っています。

• 記帳
• 決算書や確定申告書の作成・提出

「レシートは整理したが、これをどうすれば良いのか分からない」と悩む個人事業主も少なくありません。

関連記事：確定申告のしかたが全くわからない個人事業主が知っておくべき税金知識

確定申告は税理士への丸投げ依頼がおすすめ

以下2つの理由から、確定申告は税理士への丸投げ依頼がおすすめです。

• レシートを自力で整理する必要がないから
• 正しく最大限の節税ができるから

1つずつ詳しく見てみましょう。

レシートを自力で整理する必要がないから

税理士に確定申告を依頼すれば、あなたは領収書やレシート、通帳のコピーなどを封筒に入れて、そのまま税理士に送るだけで済みます。

面倒な糊付けも、日付順の並べ替えも不要です。もちろん、会計ソフトへの入力作業も一切必要ありません。

プロがあなたの代わりに資料を整理し、正しい勘定科目で記帳し、決算書まで仕上げます。

あなたは、毎月(あるいは年に一度)資料を送るだけで、確定申告という重荷から完全に解放され、空いた時間をすべて本業に費やせます。

正しく最大限の節税ができるから

自分で行う申告と、税理士が行う申告の最大の違いは、節税の精度と安全性です。

自身で判断すると、「これは経費にならないだろう」と諦めていたものが、税理士の知識を使えば正当な経費として計上できるケースは多々あります。

また、青色申告特別控除(65万円)の適用要件を確実に満たしたり、その年だけ使える特例措置を漏れなく適用したりできます。

そのため、報酬を支払ってもお釣りが来るほどの節税効果を得られることも珍しくありません。 

時間・精神的な余裕・金銭的なメリットを総合的に考えれば、税理士への依頼は、コストパフォーマンスの高い選択肢です。

個人事業主におすすめしたい確定申告丸投げパックについては、以下の記事で詳しく解説しています。

関連記事：確定申告丸投げパックは月1万からで安い！理由やサービス内容、注意点を解説

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まとめ

確定申告におけるレシートのまとめ方や、ない場合の対処法、避けたいリスクなどについて解説しました。

レシートは領収書の代わりになります。経費や控除に関するレシートをもらったら、忘れないうちに保管しておきましょう。

また、レシートの保管は確定申告業務のほんの一部に過ぎません。面倒で複雑な確定申告は、税理士への丸投げ依頼がおすすめです。

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